"רציתי לעשות סדר, ובינתיים לא רק שלא מתקדמים – נהיה יותר בלאגן." המנכ״ל שיתף אותי בתסכול שלו.
בפגישה הוא סיפר: "ההנהלה לא מספיק מסונכרת, כל אחד דוחף לכיוון שלו ואז לא מצליחים לעמוד ביעדים".
עם מוטיבציה גבוהה לפתור הוא בדק מסביב וזיהה תהליך מוכח שהוטמע בארגונים אחרים ואמור לתת מענה בדיוק לבעיות האלה. אבל שנה לתוך ההטמעה – התוצאה הפוכה. אין שיפור, ההנהלה מתוסכלת. וההסכמה היחידה היא שהתהליך לא עובד.
אז מה קרה שם? התפתחה בחברה אמונה שהתהליך החדש הוא הפתרון לבעיות. ולכן כדי שהוא יעבוד צריך ליישם אותו "נכון" בדיוק כמו שיישמו אותו בארגון הבנצ'מרק. בפועל, המיקוד שלהם "ביישום נכון", הרחיק אותם מהעיסוק במהות, במקום לשאול מה נכון לנו, הם שאלו מה נכון לעשות לפי השיטה – מיקוד טכני.
זה לא יוצא דופן, אנשים באופן טבעי מחפשים ללמוד ולהישען על מומחים שיתוו להם דרך ויתנו להם תחושת בטחון. גם מנהלים מחפשים להטמיע כלים ותהליכים "מוכחים" שיעזרו להם להצליח – Lean, MBO, JIT, OKR , Scrum , הן דוגמאות מוכרות לשיטות שארגונים רבים ניסו להטמיע, חלקם בהצלחה יתרה ואחרים ששילמו מחיר כבד בדרך.
אנחנו יודעים שארגונים שונים זה מזה (תרבות, DNA), ושלא כל דבר מתאים לכולם, אבל בפועל קשה לנו לכמת את השונות. קשה להעריך בזמן אמת אם הפתרון לא מתאים או שאלו חבלי לידה טבעיים של התמודדות עם שינוי. הארגון בדוגמא לא לקח בחשבון שאף תהליך הוא לא פלאג אנד פליי. וכדי שיעבוד הוא חייב לעבור התאמות, לעיתים נדרשות פשרות בטווח הקצר, כדי לתת לארגון זמן להסתגל, להבשיל, לחוות הצלחה ומשם להמשיך.
במציאות הארגונית כולנו מכירים תהליכים שעובדים טוב, ותהליכים שלא משרתים את מהותם. זה לא חייב להיות תהליך חדש, לעיתים גם תהליכים פנימיים לא מספיק אפקטיביים ועדיין הם ממשיכים להתגלגל לאורך זמן.
זה מזכיר לי ארגון גדול שרצה להדק שליטה על חופשות עובדים, אז הוא הפך את התהליך לכל כך בירוקרטי שעובדים העדיפו במקום חופשה לקחת ימי מחלה 🙂 .
כדי להמחיש את הפער בין יישום מהותי ליישום טכני חשבתי על כמה דוגמאות לתהליכים מוכרים:
- יש ארגוני אג'ייל שמפיקים תועלת רבה "מהטקסים", ואחרים שבהם טקסים רבים מרגישים טרחניים ובזבוז זמן.
- יש תהליכי הערכה שמייצרים ערך רב, לעומת תהליכים שמרגישים מייגעים ומתסכלים.
- יש ארגונים שתהליך ה-Onboarding שלהם מרומם, ואחרים שבהם הוא מרחיק ומייגע.
מה עושה את ההבדל בין תהליך אחד לשני?
בין אם זה תהליך חדש או קיים, כדי שהוא יניב ערך – הוא חייב להיות:
מותאם להקשר שבו הוא פועל (סביבה, תרבות, DNA)
ולשרת את המטרות שלשמן הוא נוצר.
כדי לוודא שזה קורה הנה 5 עקרונות שיעזרו לשמור על התהליך רלוונטי:
- תגדירו את מטרת התהליך בצורה ברורה, ביחד עם השותפים הרלוונטיים – אם לא מסכימים על המטרה אי אפשר למצוא את הדרך.
- תבחנו ביחד האם ואיפה התהליך משרת את המטרה, ואיפה הוא לא משרת. בצעו התאמות
- ישימות, בדקו מה אפשרי במסגרת המשאבים, ידע ומיומנויות. מה אנשים מוכנים לעשות ומה לא. אם זה לא ישים, או לא נתפס כישים, זה לא יעבוד.
- גמישות! אין פרות קדושות, התהליך הוא מסגרת מומלצת, קו מנחה ואפשר ורצוי לשנות אותו כדי שיתאים.
- דינמיות – פיילוטים קטנים, התנסויות, פידבק מהשטח, אספו מידע שיאפשר להמשיך לשפר ולדייק. אם התהליך נשאר סטטי בעולם דינמי, הוא כבר לא מדויק.
כדי לסגור מעגל, נחזור לרגע לארגון שאיתו פתחנו. כשהתחלנו לדבר על המהות של התהליך וחידדנו את המטרות כבר היה פשוט יחסית להתאים את התהליך לצרכים ולמגבלות. זה הוריד את המתח שנוצר, טען את הצוות באנרגיה חיובית ואפשר להנהלה להתחיל ליישם ולהנות מהפירות.
לסיכום התהליך של השכן לא בהכרח ירוק יותר 😊
ואם תהליך לא מרגיש מדויק – זה סימן לבדוק:
האם הוא משרת את המהות, או פשוט מייצר עוד רעש?
