בקטע קלאסי מסיינפלד, ג'ורג' מסביר לג'רי ואיילין את הסוד לאיך להיראות עמוס בלי לעשות הרבה (קישור בתגובות).
הוא מעלה בעיה אמיתית של מנהלים רבים, שלא תמיד יודעים להעריך כמה באמת עמוסים ופרודוקטיביים העובדים שלהם. במיוחד היום כשהעבודה היברידית, האתגר הפך לגדול עוד יותר.
פעם זה היה יותר פשוט, מנהלים ועובדים בילו יותר זמן ביחד, יותר אינטראקציות, יותר שאלות, ויותר הזדמנויות להציץ מעבר לכתף סיפקו למנהל מידע לא פורמאלי, שאיפשר להבין איפה הדברים עומדים ולעקוב אחר התקדמות.
אבל היום כשיש פחות זמן משותף במשרד וימי המשרד מלאים בפגישות, למנהלים יש מעט אינדיקציות אפורמליות על קצב ועומס העבודה.
גם השוואה מול עצמך או מול עובדים אחרים מורכבת, כי יש משתנים רבים כמו מקצועיות, מיומנות, ידע, ניסיון, בטחון מקצועי וזריזות שמשפיעים על פרודוקטיביות אישית.
בנוסף, עומס הוא מושג סובייקטיבי, עובד אחד ירגיש סופר עמוס עם מספר דברים על הצלחת ולהפגין כלפי חוץ לחץ. אחר עם אותה כמות משימות, יכול להרגיש לחוץ ולשדר שלווה, ושלישי לא ירגיש עמוס ולא ישדר לחץ.
כמובן שניסיון ניהולי, היכרות ארוכה עם העובד וניסיון סביב משימות דומות יכולים לעזור להעריך, אבל הם עדיין לא מהווים מדד מדויק לגבי כמה הוא עמוס.
אז איך אפשר לדעת, ויותר חשוב מה אפשר לעשות?
שלושה כלים שיכולים מאוד לסייע:
1. שיחה פתוחה – כבר אמרנו שעומס הוא סובייקטיבי, לכן, לשאול את העובד, איך הוא מרגיש מבחינת עומס, מה גוזל יותר או פחות זמן, מה קשה, מה הולך בקלות ומה הוא צריך, יכול לתת מידע חדש וחשוב למנהל שיעזור לו להבין את התמונה, להציף ולפתור בעיות . במקביל שיחות כאלו יסייעו לחזק יחסים, אמון, ולהגביר מחויבות.
2. דד ליינס – הם נקודה קריטית בניהול המשימות ויש מאחוריהן מידע רב עבור המנהל. האם משימות נסגרות בזמן, נגררות? איך איכות הביצוע? אתה מזהה אוברדואינג, פיזור, מיקוד? אם יש בעיות בדוק איתו איפה הוא צריך עזרה ומה אפשר לעשות אחרת. אם הכול כשורה, דבר איתו על להוסיף עוד משימה. התגובה שלו והשיחה שתנהלו יתנו לך עוד מידע.
3. בדיקת סטטוס – תוכל להתעדכן בצורה פורמאלית, לקבוע נקודות בקרה שמתאימות להיקף וסוג המשימות שלכם. לבדוק התקדמות בכלים טכנולוגיים. וגם לנצל שיחות לא פורמאליות כדי לקבל ישירות עדכונים כלליים יותר. שים לב שאתה לא מגזים עם בדיקות הסטטוס שלא יהפכו למיקרומנג'מנט…
שני דברים שיכולים לפגוע:
1. מיקרומנג'מנט – אם אתה "על המשימות" שלו, מעורב בכל צעד, מכוון ודוחף קדימה, אתה אולי מקדם את המשימות אבל במקביל פוגע בעצמאות, מחויבות ובמוטיבציה של העובד להגדיל ראש. במצב כזה עדיף לו להתמקד רק במה שהוא חייב, כדי להפחית חיכוך.
2. העמסה ותיעדוף – יש מנהלים שמעמיסים מתוך תפיסה, שאם זה יותר מידי, העובד יבוא אליהם לתעדף, זה נכון לחלק מהעובדים אבל יש אחרים, שיקרעו את עצמם, הרבה לפני שירימו דגל. זה אולי טוב לפרודוקטיביות אבל גרוע בהיבט של שחיקה לאורך זמן.
לסיכום,
אמנם אי אפשר למדוד עומס בצורה מדויקת, אבל דרך התבוננות על דפוסים חוזרים בשילוב עם שיחות פתוחות אמפתיה והקשבה, מנהלים יכולים לגבש תמונה בהירה יותר של המצב. למנוע שחיקה, לשפר פרודוקטיביות ולהגדיל מחויבות
